LA PRIMERA VISITA EN TU CLÍNICA DENTAL

La primera visita de tus pacientes. Prismadent, Agencia de marketing dental

¿Te has preocupado alguna vez en cómo influye la imagen corporativa de tu clínica dental en la confianza y seguridad de tus pacientes? Esto afecta, y mucho. Solamente ponte en su lugar y piensa: si quiero ir  a una clínica dental, iré a la que tenga una mejor imagen corporativa.

La primera impresión es lo que más cuenta. Una imagen limpia y bonita no es solo el logo o el uniforme que use el personal: transmite calidad, confianza, profesionalidad o cualquier otro rasgo distintivo de la empresa.

A los pacientes les gusta saber que a la clínica a la que acuden es de confianza, con experiencia y que saben lo que hacen.

¿Por qué invertir en una buena imagen corporativa?

Una buena identidad corporativa permitirá reflejar la filosofía de la clínica, de manera que pueda ser bien percibida. Para esto, hay que descubrir cuál es tu esencia, tus valores y los cimientos de tu empresa.

¿Por qué eres diferente al resto? ¿Qué hace que destaques? ¿Despuntas en la tecnología de tu equipamiento o en la calidad de tu personal? ¿Te especializas en Odontopediatría? ¿Cuánta experiencia tienes en Implantología Oral?

Diferenciarte del resto hace que el público potencial tenga un motivo para escogerte a ti en lugar de a la competencia. Una vez sabidos tus puntos fuertes, podemos empezar a diseñar esa nueva imagen corporativa.

A partir de este momento, es vital que solo exista una identidad de marca, con los mismo patrones de color y de espacio por toda tu clínica, con coherencia y homogeneidad.

Por otro lado, hay que comentar que una buena imagen corporativa no trata solo del diseño y de las instalaciones: también cuenta la uniformidad del equipo. En caso de que se cuente con algún especialista externo, lo más recomendable es darle el mismo uniforme que el personal propio. Esto se debe a que, si hay algo que no cuadre, un cliente puede desconfiar y preguntarse si ha escogido a la clínica adecuada para él. Estos pequeños detalles normalmente se dejan pasar, pero son tan importantes como los grandes cambios.

Protocolo de recepción

La recepción de los pacientes en la clínica es fundamental. A continuación, os dejamos algunas claves de lo más importante a tener en cuenta para que tu protocolo de recepción sea correcto.

¿Qué es un protocolo de recepción?

La recepción es la encargada de crear la primera impresión que un paciente tiene sobre la clínica. De esta impresión se puede llegar a determinar si el paciente va a volver o no, y si será en esta en la clínica en la que se hará un tratamiento dental.

El protocolo es la forma de proceder de los recepcionistas de manera que todos los pacientes se reciban de la misma manera, según los estándares de la clínica. Dicho de otro modo, es un modelo de comunicación y trato ideal que se debe repetir con cada paciente para poder darle una buena imagen a la consulta.

Puede ser que decidas realizar algún tipo de reforma sobre la recepción de cara a este protocolo. Las primeras impresiones están muy marcadas por la estética y tranquilidad que pueda ofrecer la recepción de la clínica. Por esto, esta debe de ser diáfana, luminosa, pulcra y emanar calidad. Si no se cumplen estos puntos, recomendamos que inviertas en mejorar la imagen de tu recepción.

¿Para qué sirve el protocolo de recepción?

Como comentábamos, que un paciente repita nuestros servicios o los recomiende a otra persona depende de la experiencia que haya tenido. Por esto es importante esmerarse en todo tipo de detalles.

Tampoco hay que olvidar el miedo que sufren algunas personas al visitar una clínica dental. Un buen protocolo de recepción puede ayudarles a relajarse y a darte su confianza en los tratamientos en los que sea necesaria.

Por tanto, una buena recepción en la que tanto los cuidados como la propia imagen se hayan trabajado, puede ser clave para el éxito de la clínica dental.

Box

Es importante que la persona que le haya tomado los datos al paciente y que le haya explicado el procedimiento de la primera visita mantenga una reunión con el doctor para poder enseñarse el historial médico y comentarle el motivo de visita del paciente.

Es importante de que este trabajador esté presente durante la primera visita para poder tomar nota del diagnóstico del doctor y de sus posibles tratamientos.

Una vez hecha esta explicación esta persona irá a buscar al paciente a la sala de espera mientras el odontólogo espera en el box.

Saludo

Es importante que te presentes al paciente con tu nombre y que le saludes de manera cordial. También es importante que te dirijas a él por el suyo. Esto muestra cercanía. Quieres que el paciente se sienta como si estuviese en su casa, por lo que muestra cordialidad y amabilidad. No dejes que agentes externos puedan afectar a tu estado de ánimo, ya que el paciente lo va a notar.

Información

Invita al paciente a colocarse cómodo en un sillón. Hazle un pequeño resumen de su historial médico y aclara cualquier duda que tengas con el mismo. Si el paciente ya te ha comentado el motivo de su visita, confírmalo.

Por ejemplo: “Nuria, me ha comentado mi compañera que estás preocupada porque tiene una encía excesivamente inflamada, ¿cierto?”. Y aquí es donde, en este caso, Nuria contará todo lo que le preocupa, junto a todos los detalles que pueda. Pregúntale dudas sin miedo, indaga en todo lo que creas que pueda ser importante. Para poder brindar el mejor servicio a tu paciente y superar sus expectativas, recopilar toda la información posible es vital.

Fases de la primera visita

Una vez tengas claro el motivo de la visita, explícale al paciente cuál es el siguiente paso.

Exploración

Ejemplo:

“Nuria, como esta es la primera visita, voy a realizarle una revisión completa a tu boca. Vamos a empezar por tus encías ya que es lo que más te preocupa, pero es importante revisar todo para poder evitar sorpresas más adelante.

Voy a comenzar con la exploración. Una vez terminada, te voy a explicar el diagnóstico y las distintas opciones de tratamiento que tenemos. Cualquier duda que pueda surgir la comentamos. ¿De acuerdo, Nuria?”

Recomendamos que uses la cámara intraoral en las exploraciones, explicándole al paciente que vas a hacer uso de ella. Del mismo modo, si vas a realizar alguna radiografía periapical, explícale al paciente de qué se trata antes de meterle nada en la boca. El paciente debe saber en todo momento qué está pasando o qué se v a hacer. Queremos que el paciente esté tranquilo y confíe en ti.

Diagnóstico y tratamiento

Una vez tengamos claro el diagnóstico y se haya realizado la exploración, incorporamos al paciente.

Procederemos a la explicación del diagnóstico con palabras que el paciente pueda entender. Nos olvidamos de tecnicismos. El objetivo principal es que el paciente entienda perfectamente cuál es el diagnóstico y los posibles tratamientos, por lo que tienes que hablar con su mismo lenguaje.

Usa las fotos que has hecho con la cámara intraoral, fantomas, vídeos 3D, panorámicas o cualquier herramienta que te ayude con la explicación.

Si hay más de un tratamiento, coméntaselos todos al paciente, explicando las ventajas y desventajas de cada uno y, recomiéndale el más adecuado para su caso según tu criterio.

Lo más importante es que el paciente entienda:

• Por qué ha llegado a su situación actual.
• Cómo se puede solucionar.
• Qué va a ocurrir si no se trata.
• La urgencia del tratamiento, si existe.

Antes de acabar, pregúntale al paciente si tiene algún tipo de duda.

Si no eres tú la persona que le va a dar el presupuesto, es importante que le indiques el nombre del paciente a la persona que se encargue de esta tarea, que normalmente es la persona con la que se trató al principio de la visita.

Despedida

Despídete de tu paciente emplazándolo a una cita para empezar el tratamiento. Y agradécele su confianza.

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